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職場をもっと使いやすく 効率的な書類保管方法


電子化が進む昨今であっても、紙媒体を使用した書類は減少していない状態です。
ビジネスの現場において、請求書や伝票など、書類の重要性は高いままだと言えるでしょう。

しかし、紙の書類が増えると整理整頓が難しくなり、デスクやオフィスがゴチャゴチャになってしまいます。
散らかっていると重要な書類を見つけ出すのも一苦労。
書類で職場が圧迫される前に書類を整理・保管して下さい。

目的の確認

大量のレシートや請求書、明細書などを捨てられない方っていますよね。
何かあった時のために保管しておきたい……その気持ち、よくわかります。

しかし、いつまで残していても、その書類を使う時はやってこないもの。
書類保管のコツは「必要・不要を見極める」ことから。
いらないもの、期限が切れている書類などは廃棄することをオススメします。

保管しなければならないものを減らせば減らすほど整理が楽になるので、極力いらないものを見つけ出して捨てていって下さい。

ファイリング

目的別に分類できたならば次はファイリングです。
ファイリングして保管すれば探しやすさも抜群に上がりますので、ぜひ活用していただきたいのですが、この時にあまり根を詰め過ぎないようしましょう。

最初から細部にこだわったファイリングをするのは面倒ですし、重要な書類も見つけづらくなります。
大まかな分類で構いません。
取引先との契約書や情報をまとめてファイリングしましょう。

そして、出来たファイルは使用頻度で分類すること。
よく使う書類は取り出しやすい場所に置いておくだけでも問題ないでしょう。

当年度と前年度に分けて保管するのも探しやすいです。

書類保管サービスの利用

どの書類も重要性が高いために整理が難しい場合や、書類の絶対数が多すぎて保管スペースが確保できない時は、書類保管サービスをご利用ください。
トランクルームで行っている書類保管サービスでは、保管や配送を代行してくれます。ケースに合わせた対策が可能だと言えるでしょう。

保管の料金体系は借用するコンテナ単位での計算になります。
トランクルームによって値段は変動しますが、コンテナ1つ辺りの月額保管料は6500~7500円前後が目安です。

コンテナを借りる総数が増えるほど値段も安くリーズナブルにご利用できるため、オフィス環境にお悩みの方はトランクルームの書類保管サービスを試してみてはいかがでしょうか。
書類保管サービスの実施拠点は市川トランクルームとなっています。
https://www.privatebox.jp/area/chiba1.html

こちらの市川トランクルームでは個別配送サービスも行っているため、より便利で快適な利用が可能です。
ぜひ確認してみて下さい。
https://www.privatebox.jp/option/#anchor_02

ご不明な点は、お気軽にご相談ください。
お電話でのお問い合わせは0120-088-087。専門スタッフがご利用用途にあった最適なトランクルームを提案いたします。
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